Del 7 al 9 de octubre de 2026 se realizó la Ekoparty Security Conference, una de las conferencias de ciberseguridad y hacking más importantes de Latinoamérica, en el Centro de Convenciones de Buenos Aires (CEC). Durante tres días acreditamos a más de 7000 asistentes con un sistema que combinó kioscos de autogestión con QR, personalización de credenciales con etiquetas impresas en el momento y un desk de acreditación asistido, todo integrado en tiempo real con Eventbrite.
Fue uno de los despliegues más grandes que hicimos este año. En esta nota contamos cómo funcionó, sobre todo los puestos de autoacreditación, que fueron la clave para mover a miles de personas sin filas.
El desafío: más de 7000 personas, tres días y una comunidad exigente
La Ekoparty reúne a hackers, investigadores de seguridad, empresas de tecnología y estudiantes de toda la región. Es un público muy técnico, que valora la agilidad y no tiene paciencia para procesos lentos ni planillas en papel. A eso se sumaban tres condiciones:
- Volumen: miles de asistentes llegando en picos concentrados, especialmente en la apertura de cada jornada.
- Venta durante el evento: las entradas se seguían vendiendo por Eventbrite mientras la conferencia ya estaba en marcha.
- Tres días de duración: asistentes que entran y salen, nuevos ingresos cada día y personas con distintos tipos de entrada.
Con un desk tradicional, donde cada persona es atendida una por una, ese volumen genera filas de muchos minutos. Por eso diseñamos un esquema donde la mayor parte de los asistentes se acreditara sola.
Kioscos de autogestión con QR: cómo funcionan
Un kiosco de autogestión (también llamado tótem de autoacreditación o puesto de self check-in) permite que el asistente se acredite solo, sin pasar por un operador. En Ekoparty cada kiosco tenía una pantalla con la identidad visual del evento, un lector QR y una impresora de etiquetas. Las credenciales ya estaban preimpresas con el diseño del evento, y el kiosco imprimía solo la etiqueta con los datos de cada asistente para personalizarla. El proceso tomaba segundos:
- El asistente acerca el QR de su entrada al lector, directamente desde el celular.
- El sistema valida la entrada al instante contra la base sincronizada con Eventbrite. La pantalla muestra una confirmación en verde.
- Se imprime una etiqueta personalizada con los datos del asistente, que se pega sobre la credencial preimpresa del evento.
- El asistente retira su credencial ya personalizada, con la cinta, y entra al evento.
Así se ve en funcionamiento:
La ventaja frente al desk tradicional es directa. Cada kiosco funciona como un puesto de acreditación independiente que no necesita un operador sentado, así que se pueden sumar muchos puestos en paralelo y absorber los picos de llegada sin que se forme una fila.
Integración con Eventbrite en tiempo real
Uno de los puntos más importantes del proyecto fue la integración de nuestro sistema de acreditación con Eventbrite, la plataforma donde se vendían las entradas. Eso resolvió dos problemas a la vez:
- Un único QR para todo. Para acreditarse se usó el mismo código QR que Eventbrite envía al comprar la entrada. El asistente no tuvo que registrarse de nuevo, descargar otra app ni buscar un segundo mail: llegaba con su entrada y se acreditaba.
- Ventas durante el evento, al instante. La base de asistentes se mantenía sincronizada online. Una persona que compraba su entrada en Eventbrite durante la conferencia podía ir directamente a un kiosco y acreditarse en el momento, sin listas manuales ni cargas posteriores.
Para el organizador, esto también significa información en tiempo real: cuántas personas se acreditaron, en qué horarios y con qué tipo de entrada.
El desk asistido: para los casos que necesitan una persona
La autogestión resuelve la gran mayoría de los ingresos, pero en un evento de este tamaño siempre hay casos especiales: un QR que no aparece, una entrada a nombre de otra persona, un invitado, un speaker o un cambio de datos. Para eso montamos, junto a los kioscos, un desk de acreditación atendido por nuestro staff, con notebooks conectadas al mismo sistema, lectores QR e impresoras de etiquetas.
Al trabajar sobre la misma base, cualquier situación resuelta en el desk quedaba registrada al instante, sin riesgo de duplicados.
Resultados
- Más de 7000 asistentes acreditados en tres días.
- Autoacreditación en segundos para la mayoría del público, con el QR de su entrada de Eventbrite.
- Ventas en vivo integradas: quien compraba durante el evento se acreditaba al instante.
- Credenciales personalizadas en el momento: las credenciales del evento se producen en serie con un único diseño, y la etiqueta con los datos de cada asistente se imprime recién cuando llega. Sin ordenar miles de credenciales nominadas por adelantado ni buscar la de cada persona en una pila.
- Datos de asistencia en tiempo real para el organizador.
¿Cuándo conviene usar kioscos de autogestión en un evento?
Los kioscos de autoacreditación son especialmente útiles cuando:
- El evento supera los pocos cientos de asistentes y hay picos de llegada concentrados.
- Las entradas se venden online (Eventbrite u otra ticketera) y cada asistente ya tiene un QR.
- El público está acostumbrado a la tecnología: conferencias tech, congresos, ferias y festivales.
- Se busca simplificar la logística de credenciales (sin nominarlas por adelantado) y optimizar el personal sin resignar experiencia.
La combinación que mejor funciona, como en Ekoparty, es kioscos para la mayoría y un desk asistido para las excepciones. Si querés profundizar, te recomendamos nuestras notas sobre acreditación con QR, pre-registro web vs. acreditación on-site y acreditación vs. control de accesos.
Preguntas frecuentes sobre kioscos de autogestión
¿Qué es un kiosco de autogestión para eventos?
Es un puesto donde el asistente se acredita solo: escanea el QR de su entrada, el sistema lo valida y se imprime en el momento una etiqueta con sus datos para personalizar la credencial, sin intervención de un operador.
¿Se puede usar el QR de Eventbrite para acreditarse?
Sí. Integrando el sistema de acreditación con Eventbrite, el asistente usa el mismo QR que recibió al comprar su entrada, y las ventas hechas durante el evento se sincronizan al instante.
¿Los kioscos reemplazan al staff de acreditación?
No del todo. Reducen la cantidad de operadores necesarios y eliminan filas, pero siempre conviene tener un desk asistido para casos especiales, invitados y speakers.
¿Cuánto tarda un asistente en acreditarse en un kiosco?
El circuito completo, desde el escaneo del QR hasta la credencial personalizada con su etiqueta, se resuelve en segundos.
¿Estás organizando una conferencia, un congreso o un evento masivo y querés acreditar a miles de personas sin filas? Conocé nuestros puestos de autoacreditación y nuestro ecosistema digital, y armemos juntos el ingreso de tu próximo evento.
Publicado por IOX Eventos
